Toda empresa que contrata funcionários para realização do seu negócio, já se deparou em algum momento com o excesso de horas extras realizadas pelos seus colaboradores.
Diante desta realidade, não são poucos os empresários que acreditam que as horas extras habituais são positivas para a empresa, e que, o fato do empregado trabalhar habitualmente até tarde, ou fazer menos tempo de intervalo, seria um sinal de produtividade.
Em tempos pontuais é normal, contudo, é preciso a empresa ligar o alerta para identificar quando as horas extras saem do controle.
Neste aspecto, as empresas devem avaliar o cenário, e analisar se o excesso de horas extras se dá em razão de alta demanda em um determinado período, ou trata-se de algo recorrente e sem necessidade.
Quais fatores podem ocasionar o excesso de realização de horas extras?
Fato é que, ressalvadas exceções, na maioria das vezes, as horas extras em excesso sinalizam ausência de gestão, sobrecarga de atividades, má distribuição de tarefas, ausência de feedback entre os setores e falta de clareza no repasse das informações, tal qual, falta de engajamento da equipe, e até mesmo, dependência financeira do valor pago habitualmente a titulo de horas extras.
O excesso de horas extras também pode indicar que o colaborador está improdutivo, desmotivado, e com falta de organização, sem saber o que é importante para realizar naquele dia, ou então, existe a falsa crença dentro da empresa de que é necessário trabalhar habitualmente além da jornada inicialmente contratada.
Quais são os impactos no âmbito empresarial e os riscos oriundos da realização de horas extras em excesso?
Normalmente, o colaborador que trabalha habitualmente em horas extras de forma excessiva, começa apresentar sinais de esgotamento, estando mais suscetível a erros, aumentando desta forma o risco de acidente de trabalho.
O labor extraordinário habitual, de certa forma, priva o colaborador do convívio familiar, deixando-o mais apático e suscetível às doenças do trabalho como burnaut, acarretando apresentação de muitos atestados, afastamentos, e, por conseguinte, impacta significativamente o negócio da empresa, uma vez que existe um aumento de riscos diversos, e uma drástica diminuição na entrega dos resultados.
Outro impacto significativo é que o colaborador começa a chegar atrasado, conduta esta, muitas vezes confundida com desídia, preguiça ou desatenção, em razão do mau rendimento do profissional.
Podem ocorrer erros reiterados na condução do trabalho que impactam diretamente no financeiro da empresa, ocasionando a perda de qualidade, devolução de produtos, desperdício de matéria prima, e perda de clientes em razão do mau atendimento.
Ainda, as empresas precisam pagar as horas extras com acréscimo de 50%[1] do valor da hora normal, salvo outro percentual mais benéfico previsto em norma coletiva. Deste modo, as horas extras são significativas para as finanças da empresa, haja vista integrarem a base para cálculos de outras verbas.
Não menos importante, o excesso de horas extras, ressalvadas hipóteses de força maior ou previstas em lei, pode ensejar a fiscalização do Ministério Público do Trabalho, caso seja ultrapassado o limite estabelecido em lei de até duas horas extras diárias[2], e ainda, problemas com demandas trabalhistas.
Quais estratégias a serem adotas pelas empresas para diminuir as horas extras?
Algumas medidas precisam ser adotadas pela empresa a fim de diminuir os impactos e os riscos que demandam o excesso de horas extras. Importante especificar e quantificar todas as atividades atribuídas ao colaborador, e quais são as principais dentro da função exercida.
Analisar qual jornada melhor se adequa à função exercida, por exemplo, jornada parcial, ou de quarenta e quatro horas semanais e oito horas diárias, ou então uma escala diferenciada.
É preciso ter clareza e não ligar produtividade à realização de horas extras.
Outra estratégia significativa é constar do contrato de trabalho expressamente que elas só serão realizadas mediante autorização, ou seja, o empregado apenas realizará horas extras após análise da real necessidade pelo gestor.
Igualmente, o supervisor ou chefe direto deve avaliar junto ao colaborador, se as atividades pendentes podem ser realizadas no dia seguinte, ou caso negativo, se identificada a sobrecarga, realizar a redistribuição das atividades dentro da equipe, naquilo que precisar ser concluído no mesmo dia.
Quais medidas podem ser adotadas pela empresa quando há necessidade de realização de horas extras?
As empresas tem a opção de não pagar as horas extras, e adotar um banco de horas[3] (aumento da jornada em um dia e a diminuição em outro), cujas horas extras poderão ser compensadas dentro do período de até seis meses por meio de acordo individual entre empresa e empregado, ou então, pactuar um banco de horas no período de até um ano, por meio de acordo coletivo com a participação do Sindicato.
Contudo, importante ressaltar, que nem sempre a adoção do banco de horas é uma estratégia positiva, dependendo muito do modelo do negócio e da quantidade de funcionários existente.
No caso de uma pequena empresa que mantém poucos colaboradores, e todos são essenciais para seu funcionamento, fica difícil conceder a folga para compensação das horas extras, por tal razão, neste caso a melhor estratégia a ser adotada seria o pagamento das horas.
O banco de horas seria interessante para empresa cujo produto é sazonal, como por exemplo, uma empresa que fabrica chocolates, em que o maior movimento se encontra no período da Páscoa, contudo nos meses seguintes, a demanda diminui. Neste caso, as horas poderiam ser compensadas no período de até um ano.
Na maioria das vezes em que as empresas almejam reduzir os gastos com horas extras em excesso através da adoção do banco de horas, identifica-se que o colaborador está ganhando um valor expressivo há muito tempo, passando a considerar o valor extra recebido mensalmente como certo, e que já está comprometido para pagamento de contas fixas, ou seja, é dependente do pagamento daquelas horas extras.
Neste caso, a empresa desejando adotar o banco de horas, deverá antes, realizar uma comunicação junto ao colaborador, e acordar uma mudança gradativa, de modo que a alteração no contrato de trabalho não demande em prejuízos ao empregado e principalmente, implantar a rotina de autorização para realização das horas extras na empresa, não deixando a decisão de realizar horas extras nas mãos do colaborador.
Outro modelo de compensação para as empresas que não querem pagar as horas extras e nem aderir ao banco de horas, é a compensação dentro do próprio mês [4], em que as horas extras realizadas são compensadas, concedendo-se a folga ao colaborador dentro do mesmo mês em que ocorreu a realização das horas extras.
Porém, ressalta-se novamente que não há um modelo correto a ser adotado, existe aquele que melhor de encaixa à realidade e necessidade de cada empresa. Contudo, em todas as hipóteses destacadas, necessita-se de uma boa gestão, e de preferência, da adoção de sistemas específicos para um melhor controle e acompanhamento.
Fato é que, muitas das vezes, as empresas que por algum motivo não podem adotar uma forma de compensação, no lugar dos gastos excessivos suportados em virtude do pagamento das horas extras habituais, tem a opção de contratar outro colaborador, que chegará focado, motivado e com novas ideias, propiciando um maior engajamento na equipe.
Da mesma forma, quando a empresa está com problemas financeiros, é necessária uma comunicação de alta influência para fins de engajar os colaboradores a produzirem mais e melhor.
Por fim, é imprescindível consultar os colaboradores para entender o que está ensejando as horas extras habituais dentro da empresa, e não menos importante, ter uma consultoria jurídica que a auxilie na implementação da melhor estratégia, orientando medidas de acordo com o que prevê a legislação, de modo a diminuir o passivo trabalhista e contribuir para um ambiente de trabalho favorável.
Artigo escrito pela Dra. Simone Siqueira
[1] Art. 59 § 1o A remuneração da hora extra será, pelo menos, 50% (cinquenta por cento) superior à da hora normal. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017) (Vigência)
[2] Art. 59. A duração diária do trabalho poderá ser acrescida de horas extras, em número não excedente de duas, por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017) (Vigência)
[3] Art. 59 § 2o Poderá ser dispensado o acréscimo de salário se, por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período máximo de um ano, à soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite máximo de dez horas diárias. (Redação dada pela Medida Provisória nº 2.164-41, de 2001)
[4] Art. 59 § 6o É lícito o regime de compensação de jornada estabelecido por acordo individual, tácito ou escrito, para a compensação no mesmo mês. (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017)
